Pandemia, seguridad y bases autónomas

Por:
Juan Carlos Torres

La pandemia como vendedor de servicios en la nube

Con la llegada de una pandemia en el siglo XXI, el uso de dispositivos electrónicos y conexión a internet ha aumentado de manera exponencial. El trabajo a distancia es una realidad que nos alcanzó de la noche a la mañana. Hace apenas un lustro, no siempre era posible trabajar desde casa y esto se debía a la infraestructura de los negocios, conectarse a una VPN para usar un sistema en específico, se volvía un tema complejo y era preferible ir al sitio a trabajar.

La llegada de servicios en la nube, desde hace una década ha ido creciendo y las compañías han comenzado a implementar trabajo a distancia, pero con ello hay que, a su vez, implementar más recursos en temas de seguridad y hay que invertir en capacitar a los empleados de la empresa en mejores prácticas de seguridad.

Todo esto de la seguridad no es tan sencillo, mejorarla implica implementar un algoritmo de encriptación más potente o ver hacia otros horizontes de la tecnología. Ya que como se crea nuevos métodos de seguridad, otros se vuelven más vulnerables.

A partir de esto se comienza a mirar a la inteligencia artificial como un apoyo en seguridad, reconocimiento de patrones.

Las bases de datos autónomas
Oracle ha empezado a implementar bases de datos autónomas que apoyan a la necesidad de su cliente y en este mismo lo ha utilizado para automatizar la seguridad, dándole apoyo con el uso de inteligencia artificial y el manejo de redes neuronales. Apoyarse en seguir patrones una red neuronal puede validar comportamientos extraños en los empleados y en lo que circula a través de la red de un cliente. Por lo que un verdadero usuario tiene más confianza en los sistemas.
El tema de seguridad cambiara de manera acelerada y conforme pase el tiempo lo que hoy es nuevo mañana será obsoleto.

Oracle ha tomado diferentes acciones en cuanto al tema de seguridad: (1) Al inicio de sesiones los diferentes usuarios tienen permisos delimitados de acuerdo a sus funciones con esquemas tipo “double check”. (2) Es recurrente y obligatorio el cambio de contraseñas evitando malas prácticas por un tercero. (3) Se revisan y gestionan las operaciones mediante diferentes métodos de detección de incidentes, ya sea por reportes estándar de la herramienta o reportes desarrollados acorde a  los requerimientos de la empresa. (4) Se gestionan, analizan y concilian las transacciones de los distintos módulos. (5) Las medidas son estrictas y monitoreadas usando esquemas tipo BIG DATA.

Todo lo anterior es poco si se considera que toda información manejada en el ERP es de suma importancia por simple que sea puede ser la entrada a información más delicada, no puede haber vulnerabilidad posible, ni ocasión a “hackear” un solo bit.

Respaldos, respaldos, respaldos

Oracle, ofrece diferentes servicios para una mejor gestión y resguardo de información, todas aquellas operaciones dentro del sistemas se resguardan de forma automática y de ellas se puede generar un respaldo de las transacciones a nivel cierre de periodo contable, modulo, categoría contable o incluso más a detalle por evento contable. Este respaldo a tantos niveles ayuda a un mejor control y seguridad de los movimientos y además de la seguridad, impide caer en multas por la autoridad fiscal por un movimiento no reconocido en periodos efectivamente cerrados.

Conforme va transcurriendo el tiempo la llegada de nuevas formas de seguridad será mejor monitoreada, aunque la realidad es, que hoy en día se viven fraudes e incidentes de seguridad en los ERP mientras se avanza con la tecnología, los respaldos son garantía frente a cualquier situación. Un respaldo tan flexible como el que permite la tecnología de las bases autónomas es indispensable hoy y a futuro, cualquiera que sea este, siempre serán indispensables los respaldos para la seguridad de las aplicaciones y de los datos de la empresa.

La gestión del cambio

Las empresas que hoy en día adquieren un ERP se sienten inseguras del traspaso para un mejor control de sus finanzas, uno de los primeros factores es la resistencia al cambio y se preguntan el ¿por qué? A todos los niveles de uso.

Cada uno de los usuarios tiene un rol importante en el procesamiento de la información. El analista, la persona donde inicia la operación contable y que opera grandes volúmenes de transacciones, cree que se cumplen con los requerimientos al 100% con el sistema actual, pero no sabe que podría recortar procesos, tiempo, mejorar su proactividad, pero este cambio le genera ansiedad y por lo mismo resistencia. El supervisor, está acostumbrado a manejar tableros sencillos con pocas posibilidades de profundizar, con un Oracle Cloud, las posibilidades de profundidad y de aspectos son casi infinitas lo que también genera una angustia que deriva en resistencia. Los encargados de delimitar permisos, el control interno, son los que analizan los riesgos que se pueden encontrar, dependiendo del nivel de puesto del trabajador de las distintas áreas, frente a más posibilidades de uso, más posibilidades de permisos y por lo mismo un control más complejo de entrada y de salida, genera también resistencia al cambio en este encargado.

Flujos de aprobación

Sin duda una de las grandes ventajas del ERP que tiene que ver con seguridad y que es apoyada fuertemente por las bases de datos autónomas es la posibilidad de establecer flujos de aprobaciones de manera flexible, Tanto para los ingresos como los egresos de la empresa o dicho de otra forma para las entradas y salidas de dinero, se supervisan y se aprueban los movimientos en cascada, en diferentes niveles y de diferente forma.

Al funcionar en la nube con bases de datos autónomas, Oracle cloud es un ERP confiable, además de todo lo dicho, por permitir gran flexibilidad y certeza en los flujos de aprobación, que además pueden ser realizados desde cualquier dispositivo, no solo máquinas de escritorio o computadoras portátiles si no también en dispositivos móviles, todo debido a la seguridad que brinda esta opción recién lanzada por Oracle para todas sus aplicaciones, a pero eso la empresa que lo implementa debe de invertir en implementar mejores prácticas y en capacitar a todos los usuarios, de lo contrario, no hay esquema de seguridad que sirva realmente.

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