La PMO: indispensable y gradual esfuerzo
Por:
Hugo Natan García Mora
Todas las personas son diferentes y lo mismo ocurre con las empresas, aunque sean del mismo ramo y den los mismos servicios su operación es muy distinta, aunque tengan el mismo objetivo funcionan diferente, de ahí que las implementaciones se tengan que atacar de forma distinta y controlar con herramientas diversas, o incluso con un enfoque distinto para cada empresa.
El primer aspecto para implementar una Oficina de Administración de Proyectos (PMO por sus siglas en inglés) es revisar el personal con el que se cuenta y los perfiles que tiene cada colaborador. La cantidad de proyectos a integrar también es un tema para considerar, y por supuesto se debe de tener presente los objetivos de la empresa tanto a largo como a corto plazo, ya que esto permitirá evaluar la situación que se enfrenta.
No todas las empresas son candidatas para poner una PMO, pero todas deben de intentarlo de manera gradual, ya que una PMO es muy confiable, se pueden controlar y conocer todos los proyectos de la empresa no importando el área o el tamaño de proyecto. Esto permite no duplicar esfuerzos y tener gastos extras. Las herramientas de administración de proyectos son un aliado importante ya que permiten controlar, monitorear, desarrollar, implementar y mejorar las implementaciones de proyectos. Con una PMO es más sencillo adoptar una metodología y estandarizarla, pero de no tenerla se debe de intentar esta acción de todas maneras, es más esfuerzo, pero vale la pena intentarlo.
Una metodología es la única forma de realmente controlar los proyectos, además es siempre el primer paso para implementar una PMO, y esto es un esfuerzo gradual pero indispensable en cualquier empresa.
Un encargado de la PMO con un perfil alto debe al menos tener 5 años de experiencia implementando proyectos, ubicar y asignar este recurso es el primer paso que hay que dar para la implementación de proyectos, ya sea controlando la oficina de proyectos o lidereando los mismos. Mejorar la coordinación de los equipos es una tarea ardua, lo es también el centralizar un lugar de trabajo lo que lleva a automatizar los flujos de trabajo de los implementadores y todo debe estar perfectamente alineado con la estrategia de negocio de la empresa. Hay que tomar en cuenta que una oficina de proyectos no debe tener como responsabilidad la estrategia de negocio ni el éxito de los proyectos a implementar pues estos son responsabilidad de los líderes de proyecto.
La implementación de una metodología de proyectos, con o sin PMO, es de alto valor estratégico, por lo que los avances y situación deben de ser del conocimiento de todos los directores que toman decisiones, ya que finalmente son ellos los interlocutores que deben de estar de acuerdo en lo que se trabaje.
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