Por Raul Pastor
2022-07-19
No se puede negar que en los últimos años ha habido una explosión de aplicaciones y soluciones empresariales y que en muchos casos estas aplicaciones resuelven o soportan una necesidad específica. Tener múltiples aplicaciones en una organización representa un reto a superar desde el punto de vista de integración para el personal de TI. Sin embargo, hay situaciones en las que lo que se requiere no es integrar las aplicaciones, sino que después de un periodo de operación se verifique que las aplicaciones posean la misma información, ya sea en transacciones, cantidades o saldos. La palabra conciliar cobra así sentido en el vocabulario de las áreas de contraloría, contabilidad y operaciones.
Definamos la conciliación como el proceso en que nos aseguramos de que dos o más aplicaciones tienen o han procesado las mismas transacciones. El caso de uso más difundido que se encuentra en el mundo empresarial sería la conciliación que hacen todas las empresas entre las transacciones realizadas de pagos y cobros o los layouts de operaciones que proveen los bancos. Una aplicación de conciliación utilizaría datos como la referencia bancaria, fecha e importe para hacer match entre las transacciones que se encuentran en ambos aplicativos.
En este punto es necesario mencionar que podrían encontrarse situaciones en las que existan relaciones de uno a muchos o de muchos a muchos, es decir, que varios pagos corresponden a un solo deposito en el resumen de las operaciones del banco.
En cambio, hay otros casos de uso que podemos encontrar en las empresas, uno de ellos es la necesidad que tienen de conciliar lo que la autoridad tiene como facturas, complementos de pago, recibos de nómina y cartas porte, con lo que la empresa tiene reconocido como timbrado. En este caso, el asegurarnos de que la autoridad y nosotros tengamos la misma información es fundamental para garantizar que no habrá problemas a futuro.
Por otro lado, en el mundo de las instituciones financieras es común que una transacción se procese en más de un sistema y para nuestro ejemplo utilizaremos una transacción de pago de un crédito. Asumamos que el cliente va a pagar su crédito a la ventanilla de la institución, el abono del pago se procesa en el corte bancario entendiendo que hay más dinero en la caja del banco, por otro lado, el sistema que procesa los créditos podría ser otro aplicativo y requiere que se reconozca que el cliente realizó el pago para disminuir el saldo del cliente, al calcular la amortización del crédito podría incluso calcular moras por pagos tardíos. ¿Qué pasaría si la transacción de pago llego al sistema que reconoce el abono en las cuentas del banco, pero no llego al sistema de crédito? Ante este posible escenario es probable que la institución financiera que estamos tomando como ejemplo requiera asegurarse que todas las transacciones de pago de crédito en ventanilla se hayan procesado en ambas aplicaciones antes de contabilizarse, tal como lo vemos en la siguiente lamina:
Unas de las alternativas que encontramos en el mercado para conciliar es ORACLE EPM Cloud que provee una solución llamada Transaction Matching. Esta plataforma permite conciliar transacciones hasta entre tres fuentes, con la posibilidad de definir los campos por los cuales se realizará la conciliación, los niveles de precisión o tolerancia, entre otros factores. Está solución junto con otras disponibles apuntan a realizar un cierre contable diario o mensual más eficiente y a automatizar tareas que demandan tiempo y recursos.