Descongela esas juntas

Por:
José Luis Oliva

Una de las primeras metodologías de gestión del cambio surgió en los cuarentas con Kurt Lewin. La analogía era tan simple como poderosa. Tienes un cubo de hielo y lo quieres convertir en un cono, pues lo primero que haces es descongelar el cubo, hacer el cambio y volver a congelar. El método de los tres estados es su nombre.

Pues hoy día esta ocurriendo que todo el sistema de acuerdos y toma de decisiones esta “congelado” en un modelo que ya no opera en la actual realidad, pues fue diseñado para otra forma de comunicarse, confiar, distribuir y almacenar datos, información y conocimiento.

Lo sorprendente es que aún en las firmas globales, las juntas se hacen de la misma manera que cuando eran presenciales sin establecer nuevas dinámicas, formatos y registros. Esto es terrible, se va acumulando un caos y una tensión que provoca confusiones, angustia e incertidumbre en todos los niveles de la empresa.

Descongela esas juntas, cámbialas y luego vuelve a congelarlas, a formalizarlas. Aquí cinco formas de descongelar este modelo de reuniones, aplícalo de inmediato para conformar el cambio y luego volver a congelarlas. No lo tomes a la ligera. Las juntas virtuales NO SON LO MISMO que las presenciales y no se trata de “parcharlas”, sino de cambiarlas. Evita el caos.

TIPOS DE JUNTAS

No todas las juntas son iguales, algunas sirven para tomar decisiones, otras para dar seguimiento, otras para encontrar soluciones, en fin, tienen diferentes objetivos. Cuando las reuniones son remotas, debe de aumentar el foco y la concentración. El clasificar las juntas permite asignar, formatos, dinámicas, entregables, todo definido de acuerdo con el tipo de junta. Cuando no todos están en el mismo cuarto nuestra mente divaga más, hay que apoyarse de juntas muy bien definidas con todo un “kit” de herramientas y métodos de acuerdo a su naturaleza.

SEGUIMIENTO DE ACUERDOS

Nuestra mente es cinestésica, es decir percibe simultáneamente con todos los sentidos. La memoria está basada en este principio, recordar lo que ocurrió en una junta virtual es mucho más difícil que lo que ocurrió en una presencial, además de que ni el olfato, ni el tacto tienen recuerdo colectivo, el audio tiene “delay” y la visión es abstracta, basada en una interfase. Una junta virtual por mucho que sea importante es mucho menos memorable que las más ligera de las juntas presenciales.

Por eso es definitivo que los acuerdos deben de tener un registro mucho más detallado, las minutas, los seguimientos, los compromisos deben de ser consignados de una manera y un formato totalmente definidos y explícitos. Sin esto, una junta virtual tiene una alta probabilidad de convertirse en un alebrije difícil de capturar.

TIEMPOS Y ASISTENTES

En una reunión virtual, suele haber muchas interrupciones. Es frecuente que todos los asistentes hagan una pausa “espérenme tantito regreso”, sumando estos tiempos se entiende la estadística que dicta que las juntas virtuales tienden a durar entre un 20 y un 25% más que una junta presencial. También ocurre que el inicio esta definido pero el final no, siendo común que las participaciones se alarguen mucho, la duración sea excesiva. Esto adicional a que haya muchos con el síndrome del “muteante” porque siempre está en mute debido a que cuando “abren” el micrófono no se oye nada del ruideral de su medio ambiente. También muchos “llegan” tarde de manera permanente y en fon, los contratiempos son tantos que en ocasiones la junta se desdibuja al grado que acaba en despropósito. Hay que tener muy claro el tiempo que va a durar, la agenda con sus tiempos, los asistentes con sus responsabilidades y el tiempo de terminación no debe de excederse más de 5 o 10 minutos.

PROTOCOLOS DE INICIO Y DE FIN

Una junta remota tiene mucho ruido y distracciones, si sumamos que los asistentes puedan estar en lugares públicos, caminando o realizando otras actividades, la cantidad de distorsión puede generar nulo avance y hasta interpretaciones divergentes para decisiones delicadas. Para evitarlo hay que prender la cámara, apagarla es tener media presencia en la reunión. Una vez todos con la cámara prendida se debe de realizar un protocolo de inicio que puede ir desde un saludo hasta una meditación. Es muy importante ya que, a diferencia de las reuniones presenciales, en las virtuales, la sensación de grupo requiere de más esfuerzo e imaginación y sin esta sensación de grupo la comunicación es mucho más difícil. Lo mismo al salir de la reunión se debe de establecer algún protocolo simple de despedida que puede ir desde una simple palabra a algo lúdico como un reto, una competencia o concurso, Muy importante también porque los integrantes del grupo deben de fortalecer el vínculo de equipo que debido a la distancia tiende a debilitarse.

INFRAESTRUCTURA Y MEDIO AMBIENTE

Es cierto que no todas las personas tienen un medio ambiente e infraestructura para trabajar en casa. En ese caso, hay que negociar con la empresa para ver como apoya y el empleado tenga lo necesario para poder tener juntas de calidad. Computadoras actualizadas que permita buena experiencia en las juntas, cámara y micrófono en buen estado, conexión a Internet de calidad y estable. Tener una zona donde no haya mucho ruido para poder participar sin alterar el flujo de la junta.  Y también en este rubro hay que considerar capacitar a los empleados en el manejo de las plataformas, no suponer que todo es intuitivo.

Será un reto descongelar esas juntas, pero la productividad de tu equipo aumentará dramáticamente cuando hayas cambiado y vuelvas a congelarlas. De no ser hacerlo es probable que el que se va a quedar congelado sea tu flujo de efectivo y resultados.

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