Claves para gestionar proyectos en EPM

Una herramienta de Enterprise Performance Management (EPM) que quiera soportar con éxito los procesos de gestión de proyectos en una pequeña o mediana empresa debe resolver completamente la problemática que conllevan estos puntos:

1. Cargar proyectos: Contar con el portafolio o cartera de proyectos de la organización. Lo ideal es que el acceso a proyectos disponga de algún tipo de gestión de permisos suficiente para que los usuarios sólo puedan ver o reportar ciertos proyectos para los que estén autorizados.
2. Planificación: Planear la carga de trabajo en forma de hitos y tareas, calendarios de disponibilidad de recursos, de costes y otra serie de eventos que tendrán lugar durante el desarrollo del proyecto. Sobre planificación hay muchas teorías y niveles de detalle, así que cuanta más flexibilidad tenga la herramienta en este sentido, mejor servicio proporcionará a los usuarios.
3. Reporte de riegos y problemas: Generar esta información permite anticipar aquellos eventos que puedan interferir en el normal desarrollo del proyecto y que pongan en peligro su finalización dentro de los objetivos de plazo, calidad y coste.
4. Gestión documental: Documentar y entregar información generada en cada fase del proyecto en la herramienta de manera ordenada y centralizada permite que cualquiera pueda consultar documentos relacionados con el proyecto.
5. Gestión visual: Confeccionar informes de seguimiento se facilita con códigos de colores para marcar el estado de un proyecto y que con un único vistazo se pueda saber si se requiere atención o no.
6. Gestión de alertas: Permite destacar por su carácter más proactivo al enviar una alerta a los usuarios clave cuando se produzca una condición previamente marcada. Por ejemplo, avisa el responsable de la oficina de proyectos cuándo se reporta un cambio o riesgo que afecte a futuro el plazo de entrega del proyecto.

En conclusión, la gestión de proyectos a través de una buena herramienta de EPM tiene un importante impacto en la eficacia y eficiencia de una organización al proporcionarle información integrada y en todo momento de la marcha de su cartera de proyectos.